Implementação Salesforce: etapas e o que esperar

Contratar o Salesforce é uma decisão. Implementá-lo bem é um processo. E é precisamente aqui que muitas empresas ficam sem resposta: o que vai acontecer depois de assinarem o contrato? Quanto tempo vai demorar? Vai perturbar a operação?

Estas perguntas são legítimas e merecem uma resposta clara antes de qualquer reunião. Os serviços de implementação Salesforce da Azimute foram desenhados para que cada empresa saiba exactamente o que esperar em cada momento do processo.

O que é de facto uma implementação Salesforce

Implementar o Salesforce não é instalar um programa. É configurar uma plataforma para que funcione como a sua empresa funciona, com os seus processos, os seus dados, as suas equipas e os seus objectivos.

Uma implementação bem feita começa por perceber como a empresa trabalha hoje e onde estão os pontos de fricção. Só depois se constrói a solução. O resultado não é um Salesforce genérico, é uma ferramenta que reflecte a realidade do negócio e que a equipa consegue usar desde o primeiro dia.

As etapas de uma implementação Salesforce

1. Descoberta e diagnóstico

A primeira etapa é de escuta. O parceiro de implementação analisa os processos actuais, os fluxos de trabalho, os sistemas existentes e os objectivos do negócio. É nesta fase que se identificam os requisitos reais, se mapeiam as integrações necessárias e se definem as prioridades do projecto.

Esta etapa é decisiva. Uma implementação que salta a descoberta tende a configurar o Salesforce para o que o cliente pede, não para o que o cliente precisa. São coisas diferentes.

Se a empresa já tem um Salesforce em uso mas suspeita que não está a tirar partido do seu potencial, um diagnóstico técnico e estratégico pode ser o ponto de partida mais indicado antes de avançar para uma reimplementação.

2. Concepção e arquitectura da solução

Com base no diagnóstico, define-se a arquitectura da solução: quais os módulos a activar, como os dados vão estar organizados, que automações são necessárias, como o Salesforce vai comunicar com os outros sistemas da empresa.

É nesta fase que se tomam as decisões que vão determinar a qualidade do resultado final. Uma arquitectura bem pensada evita retrabalho, garante escalabilidade e torna o sistema mais fácil de adoptar pela equipa.

3. Desenvolvimento e configuração

A solução é construída. Isto inclui a configuração dos objectos e campos, a criação dos fluxos de trabalho automáticos, o desenvolvimento de customizações específicas, as integrações com outros sistemas e os testes de validação.

É a fase mais técnica do processo, mas o cliente deve estar presente para validar cada componente à medida que é desenvolvido. Uma boa implementação não é uma caixa negra: o cliente vê o que está a ser construído e pode ajustar antes de estar em produção.

Para empresas que estão a migrar dados de folhas de cálculo ou sistemas legados, esta fase inclui também a preparação e migração da informação existente. O artigo sobre como migrar do Excel para o Salesforce sem perder dados nem produtividade detalha o que esta transição implica na prática.

4. Formação e lançamento

Antes do go-live, a equipa é formada. Não numa sessão genérica sobre o Salesforce, mas sobre o Salesforce da empresa: os seus processos, os seus campos, os seus fluxos. A formação é feita sobre o sistema real que vão usar, o que reduz drasticamente a curva de aprendizagem.

O lançamento em produção é planeado para minimizar a perturbação na operação. Em projectos bem estruturados, o go-live é um evento controlado, não uma surpresa.

A qualidade da formação é um dos factores que mais influencia a adopção a longo prazo. Um sistema bem configurado mas mal explicado gera resistência. Para perceber como a adoção da equipa afecta directamente os resultados comerciais, leia o artigo sobre adoção do Salesforce e o seu impacto na conversão.

5. Hyper-care: suporte intensivo pós-lançamento

Nas primeiras semanas após o go-live, a equipa está a adaptar-se ao novo sistema em condições reais. Esta é a fase mais crítica para a adopção e onde surgem as dúvidas que a formação não conseguiu antecipar.

O hyper-care é um período de suporte intensivo onde o parceiro está disponível para resolver problemas rapidamente, ajustar configurações com base no uso real e garantir que a equipa não fica bloqueada. É a diferença entre uma implementação que fica "instalada" e uma que fica "adoptada".

Quanto tempo demora uma implementação Salesforce

Depende da complexidade do projecto, do número de módulos, das integrações necessárias e da dimensão da equipa. Em termos gerais:

- Implementações focadas, com escopo bem definido: quatro a oito semanas

- Projectos de média complexidade com integrações: dois a quatro meses

- Implementações abrangentes com múltiplos módulos e migrações de dados: quatro a seis meses ou mais

O prazo real é definido na fase de descoberta, depois de perceber a dimensão exacta do que precisa de ser feito. Calendários definidos antes do diagnóstico são estimativas sem fundamento.

O que distingue uma boa implementação de uma má

A qualidade de uma implementação não se mede pelo número de funcionalidades activadas. Mede-se pela adopção da equipa, pela fiabilidade dos dados e pelo impacto nos resultados do negócio.

Uma má implementação configura o Salesforce para parecer completo. Uma boa implementação configura o Salesforce para ser usado, e para que o seu uso se traduza em mais vendas, melhor retenção de clientes e decisões mais informadas.

O parceiro de implementação faz toda a diferença neste processo. Não pela tecnologia que conhece, mas pela capacidade de ouvir, traduzir necessidades reais em soluções práticas e acompanhar a equipa além do go-live.

Pronto para avançar com a sua implementação Salesforce?

Uma implementação Salesforce bem feita não perturba a operação, não dura indefinidamente e não deixa a equipa perdida. Tem etapas claras, um parceiro presente e um resultado que se vê no dia a dia.

Se está a considerar implementar o Salesforce ou a repensar uma implementação que não está a dar resultados, fale com a equipa Azimute. Começamos sempre por ouvir.